片付けても片付けてもきりがないことから、書類の整理整頓は後回しにしがちという方も多いでしょう。

ほかには領収書やレシートなど買い物関係の書類、郵便物なども溜まりやすく、気づくと「どこにしまったのかわからない」状態になりがちな書類です。

【1】外に出す
【2】仕分け
【3】分類
【4】収納

整理整頓でいちばん大事なことは、すっきりとした状態のまま維持できること。シンプルな方法なら、そのあとの維持も簡単です。それぞれのステップのポイントをご紹介していきます。

このステップには2つの目的があります。ひとつ目は、現状の書類の量を視覚的に把握すること。もうひとつは、思い切ってすべての書類を出すことで、中途半端な整理で終わらせない決意を持つことです。

基本的には「いる」「いらない」の二者択一ですが、15秒たっても分けられない書類は「保留」にしましょう。また書類の一部だけが必要な場合、いらない部分は「不要なもの」へ。郵便物であれば、封筒から出して中身だけ「いるもの」に入れ、封筒は「不要なもの」です。

仕分けが終わったら不要なものはただちに処分します。

これを防ぐにも「保留」の書類は、たとえば「1年後に再仕分け」「1年後には処分」などのタイムリミットとルールを決めておきましょう。

どのような項目が必要になるのかは家庭によります。不便なときはあとで変更しても構わないため、気軽な気持ちで分類してみましょう。ちなみに筆者の場合は「夫・筆者・娘（学校）・家・取扱説明書・カタログ / パンフレット」の6項目に分類しています。

なお「クリアファイルが5つあるから5つの項目にしよう」など、収納グッズの数で無理に項目数を決めるのは避けてください。むしろ必要な項目数に合わせて収納グッズを用意しましょう。

クリアファイルだけだと自立しないこともありますが、数冊まとめてファイルボックスにしまうと、棚などに入れても倒にくくなるでしょう。このときクリアファイルなどの収納グッズには、必ず外からわかるように項目のラベルをつけて、家族みんなで情報を共有します。

もうひとつ作っておきたいのが「一時保管所」です。理想を言うなら、新しい書類はその都度「いる」「いらない」を判断し定位置に保管すること。しかし、ときには時間がない・翌日学校に提出するなど、収納場所にしまえないこともあります。そんなときは一時保管所として決めたファイル、箱、トレーなどに入れましょう。

パソコン本体とGoolge drive・One driveなど、クラウドサービスの2カ所に保存すると安心です。万が一紙の書類の形で必要になっても簡単に印刷ができます。

・書類をファイルなどから出して使ったあとは、必ずもとの場所に戻す
・新しい書類が来たら仕分けし、定位置にしまう

この2つを普段から心がけておきましょう。毎日気をつけていても、リセットのための定期的なメインテナンスは必要です。「毎月1項目ずつ再仕分けする」「一時保管箱は1週間毎に空にする」など、メインテナンスのスケジュールも決めておきましょう。